Protocolo, el intimo amigo de los eventos

Todos hemos oído hablar de protocolo. Protocolo en la mesa, protocolo Real, protocolo empresarial… pero sabemos qué es?
Te ofrecemos a continuación unos consejos a tener en cuenta para la organización de cualquier actividad protocolaria

¿Qué es el protocolo?

Podemos definir el protocolo como “conjunto de procedimientos destinados a estandarizar un comportamiento humano” o “ciertas reglas establecidas para las ceremonias oficiales o trato social”.

Si nos centramos en Protocolo Empresarial tenemos que tener claro que el fin último del protocolo es transmitir la imagen empresarial deseada a los diferentes públicos de una determinada corporación, empresa, sociedad, etc…

En primer lugar, para llegar a realizar un acto protocolario empresarial que finalice exitosamente se debe tener en cuenta que como todo proceso de comunicación en el protocolo existen una reglas.

Consejos a tener en cuenta 

Para la organización de cualquier actividad protocolaria debemos tener en cuenta:

- Lo que se quiere transmitir con la realización del evento. Es decir, cuál es la finalidad que la empresa busca con la organización y realización de la actividad.

- Lo que dice el acto que se va a organizar, o el mensaje que se quiere transmitir.

-  Lo que nuestros invitados y públicos van a percibir

-  Lo que nuestros invitaos y públicos van a entender

- Lo que nuestros invitados y públicos van a repetir a otros públicos potenciales.

Para poder realizar satisfactoriamente estos pasos hay que tomar cualquier acto protocolario como si se tratara de contar qué es, qué hace, a qué se dedica, etc… nuestra empresa, de manera que cualquier persona asistente regrese a su casa con el pensamiento de que es “la mejor empresa del mundo en su campo”

Elementos del proceso de realización y organización de cualquier tipo de evento 

 

Pero para conseguir lo anterior se deben tener en cuenta los siguientes elementos del proceso de realización y organización de cualquier tipo de evento:

a)     Los sujetos principales del evento

Emisor. El que envía el mensaje, ya sea una persona, una empresa, una institución…

Receptor. El que recibe el mensaje, ya sea persona, empresa, etc… La audiencia del acto.

b)    Los instrumentos que transmiten el acto protocolario

Mensaje. Lo que se quiere transmitir mediante la imagen, la escenificación del evento, a través de un determinado conjunto de símbolos

Medio. Es la vía a través de la cual va a llegar a los diferentes públicos, ya será asistiendo directamente al evento o a través de los medios de comunicación, prensa, internet, streaming…

Codificación. Es la forma en la cual un acto protocolario expresa las ideas en forma de mensajes puntuales, con la finalidad de posibilitar la compresión del mensaje por parte de los receptores, o públicos objetivos de la empresa que organiza el evento.

Decodificación. Es el proceso a través del cal el receptor del mensaje traduce la información que recibe por parte del emisior de manera que al finalizar el evento, se crea una imagen de la empresa.

Respuesta. Son todas las reacciones y respuestas que los diferentes públicos tienen a la finalización del evento.

Retroalimentación. Es la respuesta de los públicos objetivos de la organización del evento, una vez han asistido al mismo y han comprendido el mensaje lanzado por la empresa. Este es el momento en el que se deben recopilar este tipo de respuestas y ver si la finalidad que se buscaba con la organización del evento se ha logrado o no.

Teniendo en cuenta todos estos puntos, estamos listos para triunfar!

Un artículo de Mª José Barderas, Directora de Nicks & Events, para NoSoloEconomia.

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