Protocolo, el intimo amigo de los eventos

Todos hemos oído hablar de protocolo. Protocolo en la mesa, protocolo Real, protocolo empresarial… pero sabemos qué es?

Te ofrecemos a continuación unos consejos a tener en cuenta para la organización de cualquier actividad protocolaria

¿Qué es el protocolo?

Podemos definir el protocolo como “conjunto de procedimientos destinados a estandarizar un comportamiento humano” o “ciertas reglas establecidas para las ceremonias oficiales o trato social”.

Si nos centramos en Protocolo Empresarial tenemos que tener claro que el fin último del protocolo es transmitir la imagen empresarial deseada a los diferentes públicos de una determinada corporación, empresa, sociedad, etc…

En primer lugar, para llegar a realizar un acto protocolario empresarial que finalice exitosamente se debe tener en cuenta que como todo proceso de comunicación en el protocolo existen una reglas.

Consejos a tener en cuenta

Para la organización de cualquier actividad protocolaria debemos tener en cuenta:

– Lo que se quiere transmitir con la realización del evento. Es decir, cuál es la finalidad que la empresa busca con la organización y realización de la actividad.

– Lo que dice el acto que se va a organizar, o el mensaje que se quiere transmitir.

– Lo que nuestros invitados y públicos van a percibir

– Lo que nuestros invitaos y públicos van a entender

– Lo que nuestros invitados y públicos van a repetir a otros públicos potenciales.

Para poder realizar satisfactoriamente estos pasos hay que tomar cualquier acto protocolario como si se tratara de contar qué es, qué hace, a qué se dedica, etc… nuestra empresa, de manera que cualquier persona asistente regrese a su casa con el pensamiento de que es “la mejor empresa del mundo en su campo”

Elementos del proceso de realización y organización de cualquier tipo de evento

Pero para conseguir lo anterior se deben tener en cuenta los siguientes elementos del proceso de realización y organización de cualquier tipo de evento:

a) Los sujetos principales del evento

– Emisor. El que envía el mensaje, ya sea una persona, una empresa, una institución…

– Receptor. El que recibe el mensaje, ya sea persona, empresa, etc… La audiencia del acto.

b) Los instrumentos que transmiten el acto protocolario

– Mensaje. Lo que se quiere transmitir mediante la imagen, la escenificación del evento, a través de un determinado conjunto de símbolos

– Medio. Es la vía a través de la cual va a llegar a los diferentes públicos, ya será asistiendo directamente al evento o a través de los medios de comunicación, prensa, internet, streaming…

– Codificación. Es la forma en la cual un acto protocolario expresa las ideas en forma de mensajes puntuales, con la finalidad de posibilitar la compresión del mensaje por parte de los receptores, o públicos objetivos de la empresa que organiza el evento.

– Decodificación. Es el proceso a través del cal el receptor del mensaje traduce la información que recibe por parte del emisior de manera que al finalizar el evento, se crea una imagen de la empresa.

– Respuesta. Son todas las reacciones y respuestas que los diferentes públicos tienen a la finalización del evento.

– Retroalimentación. Es la respuesta de los públicos objetivos de la organización del evento, una vez han asistido al mismo y han comprendido el mensaje lanzado por la empresa. Este es el momento en el que se deben recopilar este tipo de respuestas y ver si la finalidad que se buscaba con la organización del evento se ha logrado o no.

Teniendo en cuenta todos estos puntos, estamos listos para triunfar!

Un artículo de Mª José Barderas, Directora de Nicks & Events, para NoSoloEconomia.