Todos hemos oído hablar de protocolo. Protocolo en la mesa, protocolo Real, protocolo empresarial… pero sabemos qué es?
Te ofrecemos a continuación unos consejos a tener en cuenta para la organización de cualquier actividad protocolaria
¿Qué es el protocolo?
Podemos definir el protocolo como “conjunto de procedimientos destinados a estandarizar un comportamiento humano” o “ciertas reglas establecidas para las ceremonias oficiales o trato social”.
Si nos centramos en Protocolo Empresarial tenemos que tener claro que el fin último del protocolo es transmitir la imagen empresarial deseada a los diferentes públicos de una determinada corporación, empresa, sociedad, etc…
En primer lugar, para llegar a realizar un acto protocolario empresarial que finalice exitosamente se debe tener en cuenta que como todo proceso de comunicación en el protocolo existen una reglas.
Consejos a tener en cuenta
Para la organización de cualquier actividad protocolaria debemos tener en cuenta:
– Lo que se quiere transmitir con la realización del evento. Es decir, cuál es la finalidad que la empresa busca con la organización y realización de la actividad.
– Lo que dice el acto que se va a organizar, o el mensaje que se quiere transmitir.
– Lo que nuestros invitados y públicos van a percibir
– Lo que nuestros invitaos y públicos van a entender
– Lo que nuestros invitados y públicos van a repetir a otros públicos potenciales.
Para poder realizar satisfactoriamente estos pasos hay que tomar cualquier acto protocolario como si se tratara de contar qué es, qué hace, a qué se dedica, etc… nuestra empresa, de manera que cualquier persona asistente regrese a su casa con el pensamiento de que es “la mejor empresa del mundo en su campo”
Elementos del proceso de realización y organización de cualquier tipo de evento
Pero para conseguir lo anterior se deben tener en cuenta los siguientes elementos del proceso de realización y organización de cualquier tipo de evento:
a) Los sujetos principales del evento
– Emisor. El que envía el mensaje, ya sea una persona, una empresa, una institución…
– Receptor. El que recibe el mensaje, ya sea persona, empresa, etc… La audiencia del acto.
b) Los instrumentos que transmiten el acto protocolario
– Mensaje. Lo que se quiere transmitir mediante la imagen, la escenificación del evento, a través de un determinado conjunto de símbolos
– Medio. Es la vía a través de la cual va a llegar a los diferentes públicos, ya será asistiendo directamente al evento o a través de los medios de comunicación, prensa, internet, streaming…
– Codificación. Es la forma en la cual un acto protocolario expresa las ideas en forma de mensajes puntuales, con la finalidad de posibilitar la compresión del mensaje por parte de los receptores, o públicos objetivos de la empresa que organiza el evento.
– Decodificación. Es el proceso a través del cal el receptor del mensaje traduce la información que recibe por parte del emisior de manera que al finalizar el evento, se crea una imagen de la empresa.
– Respuesta. Son todas las reacciones y respuestas que los diferentes públicos tienen a la finalización del evento.
– Retroalimentación. Es la respuesta de los públicos objetivos de la organización del evento, una vez han asistido al mismo y han comprendido el mensaje lanzado por la empresa. Este es el momento en el que se deben recopilar este tipo de respuestas y ver si la finalidad que se buscaba con la organización del evento se ha logrado o no.
Teniendo en cuenta todos estos puntos, estamos listos para triunfar!
Un artículo de Mª José Barderas, Directora de Nicks & Events, para NoSoloEconomia.

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