Organizar un evento y no morir en el intento

¿Quien no ha organizado un evento alguna vez en su vida? Y si no lo has hecho, seguro que lo celebrarás.

A continuación te presentamos 4 útiles consejos para organizar un evento

Más de uno, alguna vez, habrá organizado un evento, por muy pequeño que fuera, pero un evento. La mayoría serán cumpleaños, bodas, aniversarios o fiestas con amigos, y seguro que no nos ha costado ningún trabajo conseguir que nuestros invitados lo recuerden, tanto si se ha desarrollado bien o no como pensábamos.

Y es que en el fondo un evento no deja de ser una herramienta más del Marketing y las Relaciones Públicas, y en un evento todo, todo comunica, por eso es más que importante estar en todo, prestar atención a todo, poner el mínimo detalle, cuidar la imagen con mimo, cuidar al público invitado, vigilar nuestro discurso, nuestra imagen… y todo eso, generará el éxito!

Y siguiendo estos tips, lo tendrás asegurado!

4 Consejos para organizar un evento

1. Conocer y enfocar el objetivo principal del evento. ¿Necesito organizar un evento? ¿Bajo qué concepto?

Llevar a cabo un evento conlleva una serie de premisas ligadas como esfuerzo, estrés, creatividad, dinero… Por eso, debe ser realmente necesario que el público convocado asista al evento. No hay nada peor que organizar algo que no atraiga a nuestro target. ¡Imaginaos las perdidas económicas y, sobre todo, morales!

El concepto es otra parte fundamental. Necesitamos crear un concepto de evento que defina los valores que queremos transmitir con su puesta en marcha. Lo que define nuestro producto, nuestro nuevo servicio o simplemente nuestra filosofía de empresa. Por eso un evento debe transmitir nuestros valores de marca y tenemos que tener muy claro cuáles son y cómo lo vamos a conseguir.

2. ¿Dónde? El lugar elegido debe de reunir las condiciones necesarias para realizar el evento

Lo primero de todo es tener claro que voy a organizar un evento porque necesito organizarlo. Después de esto es saber dónde se va a realizar. Un lugar que cumpla todos los requisitos que propone nuestro concepto: al aire libre, sofisticado, con decoración cool o más bien vintage. Además debemos estudiar con cuidado la localización en si y los espacios de los que disponemos para elementos como el catering, la recepción, la música, cabinas de traducción simultanea, un escenario, etc…

3. El anfitrión, lo más importante. Durante el evento, el equipo organizador debe estar atento a todo lo que ocurre a su alrededor. La clave es saber responder con rapidez y eficacia a las necesidades de los asistentes.

La figura más importante en un evento no es el producto, ni el servicio que se presenta… la figura más importante es el anfitrión. ¡¡No hay evento si no hay anfitrión!!

Es el jefe, el que toma las decisiones, el que controla, el que manda, hace y deshace, el que responde con rapidez y eficacia. Su figura comunica tanto como el propio evento.

Tenemos que tener mente de anfitrión, tenemos que saber cómo gustar y enamorar a nuestros clientes, qué les podemos ofrecer, cómo, cuándo… Estar pendiente de ellos, que todo salga bien, que el evento comunique, que se entienda el mensaje… estar al servicio de nuestros invitados.

4. ¿Qué ofrezco? Colaboradores, partners o proveedores

Elegir un buen compañero de trabajo es primordial en un evento. No podemos pretender transmitir nuestros valores si los de los proveedores que buscamos no se parecen nada a los nuestros. Hay que tener en cuenta su imagen, su profesionalidad, su bagaje… La presentación es algo muy importante y si nuestro evento tiene que brillar, porque tiene que hacerlo, lo mejor es buscar un proveedor que brille como nos gustaría que lo hiciera nuestro evento. Un buen catering, una buena iluminación y sonido, una decoración exquisita, un trato personal inigualable, la imagen que proyectan nuestras azafatas…

Saber comunicar nuestro mensaje a un proveedor y que lo capte a la primera, es señal de buena conexión y de éxito asegurado!

¡Lo que prima es conseguir que nuestro evento tenga una repercusión de 10! Que sea un buen recuerdo para los que vinieron y sobre todo que nos haya permitido comunicar nuestros valores. Todo esto conseguirá rentabilizar nuestro trabajo, la inversión y sobre todo y más importante nuestro branding.

Un artículo de Mª José Barderas, Directora de Nicks & Events, para NoSoloEconomia