¿Vas a organizar un evento corporativo y no tienes ni idea por dónde empezar? A continuación te resumimos 10 claves que deberás tener en cuenta a la hora de organizar tu evento
1.- ¿Cuál es el objetivo de tu evento?
Por supuesto, pregunta número uno y fundamental… y hasta puede parecer evidente . Pero lo primero que hay que saber a la hora de celebrar un evento, feria o congreso es el objetivo del mismo. Pregúntate, ¿por qué lo celebro? Procura ir a lo concreto, no te disperses. Se trata de «focalizar» hacia tu público objetivo. La temática y objetivo de tu evento deberá ser claro y concreto. Que quien vaya acudir sepa perfectamente a lo que va.
2.- Define a tu público
Intimamente ligado a tu objetivo. Debes conocer al público que asistirá a tu evento. Ten en cuenta que ese público son tus clientes, y que si van a acudir a tu evento es para satisfacer una necesidad, normalmente de conocimientos.
3.- Define la estrategia promocional que seguirás
Piensa en el material promocional que darás a los asistentes a tu evento (que son tu clientes, actuales y potenciales, recuerda). Aunque estamos en la “era digital”, siempre se agradece que te entreguen al llegar algún material promocional. Hay muchos posibles, como bolígrafos personalizados, libretas, cuadernos, lápices de colores si el público es infantil, etc.
Aunque, como digo, estamos en la era digital: No entregues a los asistentes mucho material impreso. La información basada en el papel ya es obsoleta y, de todos modos … ¿te imaginas dónde puede acabar? Pues seguramente en la papelera.
4.- Piensa si lo vas a organizar tú solo o va a acudir a algún profesional
Hay buenas empresas que organizan empresas de manera exitosa y con gran experiencia en el mercado. Consulta webs, muchas suelen tener publicados los trabajos que han hecho y sus diferentes clientes.
Y si eres de los valientes y decides organizarlo tú solo/a, en la web hay múltiples posibilidades para ayudarte a planificar un evento. No obstante, será bueno que reúnas a un buen equipo que posea distintas habilidades que puedan ayudarte por ejemplo con la preparación de programas, presupuestos, elaboración de invitaciones y de carteles, recepción de los invitados…e incluso con la limpieza cuando termine tu evento.
5.- ¿Cuánto te vas a gastar?
¿Cuál es tu presupuesto? ¿Cuánto tienes pensado gastarte? Incluye todos tus gastos, ingresos, si vas a tener patrocinadores también… incluyelo…todo. Se lo más detallado posible. Pon por escrito todas las partidas de tu presupuesto. El ajustarse a un presupuesto y verlo escrito te evita el incurrir en costes extras.
6.- ¿Dónde lo vas a celebrar y a qué hora?
Esto es lo más importante a la hora de organizar un evento.
En cuanto al cuándo, es bueno que, al menos, preselecciones 2 fechas posibles de celebración del evento, y elijas al final la que sea mejor.
En cuando a la dónde, deberás elegir el espacio dónde quieres celebrarlo (un hotel, un centro de congresos, un espacio de coworking, una empresa, etc). En cualquier caso, asegúrate de que dicho espacio disponga de todo lo necesario para los asistentes: recursos audiovisuales, Wi-Fi, personal auxiliar, catering, etc. Si no lo tiene y te gusta mucho el emplazamiento y dispones de presupuesto, puedes elaborar una lista de las cosas y/o personas a contratar.
7.- Logística
Comida, transporte, alojamiento, actividades para niños si procede…también deberás tenerlo en cuenta a la hora de celebrar tu evento.
La logística es necesaria para todo. ¿Cuál será tu sistema de estacionamiento, habilitarás parking?, ¿cuáles son las vías de acceso para los discapacitados?, ¿qué puedes hacer con las dimensiones del lugar donde lo celebres?, ¿qué equipos necesitarás?, ¿qué elementos adicionales (agua, placas distintivas, folletos) te ocasionarán un gasto extra?, ¿cuántas personas se necesitan para hacer que el evento se lleve a cabo sin problemas?
Y algo muy importante que debes tener en cuenta: No olvides de preguntar a los participantes sobre sus necesidades alimentarias: vegetarianos, intolerancias, alérgicos a ciertos alimentos…
8.- Marketing y publicidad de tu evento
Es conveniente que cuentes con una página web con buenos contenidos y con un diseño atractivo, moderno y actual. En este caso, puede que necesites contratar el servicio a una empresa especializada. Ellos tendrán en cuenta hasta el más mínimo detalle, aunque ten siempre presente que tu web debe ser adaptada a todos los dispositivos móviles (smartphones y tablets). Considera también la posibilidad de una app.
No olvides dar máxima difusión de tu evento en las Redes Sociales y envía una Nota de prensa a los Medios.
9.- Haz tu evento participativo
Organiza siempre que puedas un networking, de manera que los asistentes socialicen, se conozcan y hagan contactos profesionales entre ellos. Y, puesto que siempre es difícil «romper el hielo» y conocer a nuevas personas, considera la posibilidad de organizar sesiones dinámicas.
10.- No olvides el cierre
Tan importante es empezar y celebrar un evento corporativo como cerrarlo. Agradece la colaboración a todos los que han hecho posible tu evento (personal auxiliar, ponentes, profesionales, público). Publica vídeos, fotos, etc. de la sesión o sesiones.
Espero que este resumen te sea útil y te permita hacerte una idea de lo que deberías hacer a la hora de celebrar tu evento.
Imagen de cabecera por cortesía de FreeDigitalPhotos
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